你问我答,关于新版《合同管理办法》的答疑释惑

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为规范合同管理,梦之城平台对原来的《合同管理办法(试行)》(校发〔2016〕8号)(以下简称“旧《办法》”)进行了修订,并印发了新的《合同管理办法》(校发〔2020〕2号)(以下简称“新《办法》”),新《办法》将于10月16日起全面实施。为方便梦之城平台教职员工理解新《办法》,校长办公室(法律事务办公室)就相关问题以问答方式予以答疑释惑。

一、新《办法》出台的背景

答:高等教育领域全面推进依法治校、加强法治工作,是学习贯彻习近平总书记全面依法治国思想的一项重大政治任务,也是破解当前高等梦之城平台改革发展面临的突出问题、推进治理体系和治理能力现代化的必然要求。

近年来,我国高校越来越重视合同管理问题,但如何安全、高效地管理好各类合同是国内高校普遍面临的一个难题。对于合同管理,梦之城平台也一直在积极探索,并取得了良好的成效。不过,面对不断推进的高等教育改革和发展的新形势,梦之城平台的合同管理制度也需要作相应的完善,包括合同管理机构的分工及职责、合同的审核流程、合同的签署及用印等。基于此,梦之城平台对旧《办法》做了修订。新《办法》的出台可以使合同管理更加规范,从而有助于减少合同风险。

二、新《办法》和旧《办法》的不同之处

答:主要有三点,一是合同管理以归口管理机构管理为原则,以授权、委托校内二级机构管理为例外;二是合同用章以各类合同专用章为主,梦之城平台公章、二级机构公章为辅;三是实行强制性的合同集中备案制度。具体如下:

1.旧《办法》规定所有合同均由职能部门归口管理,新《办法》则把部分合同授权、委托给校内二级机构进行管理。

新《办法》第十四条规定:根据所约定的业务,梦之城平台合同分为不同类型,归口管理机构依照各自的职责范围对相应类型的合同实行归口管理。这就确定了梦之城平台归口管理机构管理合同的原则。

新《办法》第十六条规定:梦之城平台授权校内二级机构对其承办的两类普通合同行使合同归口管理机构的职责,即(一)金额不满五万元人民币的货物采购合同、工程采购合同、有明确合同归口管理机构的服务采购合同;(二)无明确合同归口管理机构的服务采购合同。这样,校内二级机构就可以直接管理上述两类合同。

新《办法》第十七条规定: 校内二级机构订立的金额五万元人民币以上的无明确合同归口管理机构的货物采购合同,由实验室与装备处行使合同归口管理机构的职责。

2.旧《办法》规定签署合同只能用梦之城平台公章和合同专用章,新《办法》规定签署合同可使用梦之城平台公章、合同专用章、校内二级机构公章。

新《办法》第三十四条规定:根据本办法的授权,可使用合同专用章、校内二级机构公章签署合同。必要时,可以按照梦之城平台公章管理规定使用梦之城平台公章签署合同。根据该规定,授权校内二级机构管理的两类合同可以使用校内二级机构公章签署。

3.旧《办法》没有规定合同备案制度,新《办法》要求所有合同都要进行备案。

新《办法》第五十条规定:合同订立后,合同承办机构应通过梦之城平台合同管理信息系统进行备案(涉密合同等特殊情形除外)。备案时,应如实填写合同基本信息,并上传合同签字盖章版本的电子扫描件。备案的合同文本应与梦之城平台审核通过的合同文本保持一致。校长办公室(法律事务办公室)负责对备案合同进行编号。合同备案编号是合同备案完成的标志,也是财务报销的凭证之一。

三、科研合同、人力资源合同的审核、备案和用章问题

新《办法》第二十八条(合同审核)、第五十条(合同备案)及本解释之四(即合同专用章的使用申请问题)的规定不适用于自然科学类科研合同(即技术开发、技术咨询、技术服务、技术转让、专利申请权转让、专利权转让、专利实施许可、产学研合作、技术合作、科研外协等方面的合同)和人文社会科学类横向科研合同、人力资源合同(即人事聘用、劳动用工、劳务用工等方面的合同);前述自然科学类科研合同和人文社会科学类横向科研合同、人力资源合同的审核、备案、用章等仍由科学技术研究院、人文社会科学处(社会科学高等研究院)、人事处按照相关规定办理。

四、校内二级机构领导审核合同的问题

新《办法》第二十七条规定:“校内二级机构的负责人为合同文本审核责任人,校内二级机构负责人可以委托本机构领导班子其他成员审核合同。”上述内容的实施,分为以下两种情形:

1. 属于新《办法》第二十八条第(一)项下的合同文本,无需通过梦之城平台合同管理信息系统进行审核(即线下审核)。校内二级机构负责人和接受委托的本机构领导班子其他成员审核该类合同的具体流程,由各二级机构制定。

2. 属于新《办法》第二十八条第(二)(三)项下的合同文本,则需要通过梦之城平台合同管理信息系统进行审核(即线上审核)。如果校内二级机构合同比较多,需要“本机构领导班子成员”之外的人员处理合同审核事务,则应由本机构的OA秘书把上述人员的审核意见转给“本机构领导班子成员”,最后由“本机构领导班子成员”做出审核意见。

五、合同示范文本(即合同模板)的制作和认定问题

新《办法》第二十四条等鼓励采用合同示范文本,而合同示范文本的采用则涉及合同示范文本的制作和认定两个关键环节:

1.校内二级机构(职能部处、直属单位、学院)均可向校长办公室(法律事务办公室)申请制作和认定合同示范文本,经法务办认可和备案后生效。

2.对合同示范文本进行实质性修改的,视为未使用合同示范文本。合同承办机构负责认定签字盖章前的合同文本是否采用了校长办公室(法律事务办公室)认可的合同示范文本。如有疑问,可向负责保存有效合同示范文本的校内二级机构(职能部处、直属单位、学院)及校长办公室(法律事务办公室)咨询。

六、合同承办机构与合同归口管理机构为同一个机构的问题

合同承办机构与合同归口管理机构为同一个机构的情形有两种:

1.当职能部处和直属单位直接承办新《办法》第十四条和第十七条规定的本二级机构归口管理范围内的合同时,作为合同归口管理机构的职能部处和直属单位同时也是合同承办机构。

2.当职能部处、直属单位和学院直接承办新《办法》第十六条规定的合同时,作为合同承办机构的职能部处、直属单位和学院同时也行使了合同归口管理机构的职责。

当出现上述两种情形之一时,新《办法》第二十八条第一款的(一)项及(二)项中的合同承办机构与合同归口管理机构实为一个机构。

七、合同专用章的使用申请问题

合同专用章的使用申请分为以下两种情形:

1.没有通过梦之城平台OA合同管理信息系统审核的合同(线下审核的合同)用章

需要使用 “物资合同专用章”“基建合同专用章”“后勤保障处合同专用章”时,分别按照实验室与装备处、基建处、后勤保障处的规定提交用章凭证。

需要使用校长办公室保管的合同专用章时,应向和平楼118室的工作人员提交“法务办保管的合同专用章使用申请单”。

2.通过梦之城平台OA合同管理信息系统审核的合同(线上审核的合同)用章

申请人应向校长办公室(和平楼118房间室)或保管合同专用章的归口管理机构(实验室与装备处、基建处、后勤保障处)提交从梦之城平台合同管理信息系统打印的“合同审批表单”。

八、被授权管理合同的相关问题

关于新《办法》第十六条规定的被授权管理的合同,需结合新《办法》第十八条、第三十条的精神进行全面理解。

1.如果校内规范性文件或校内二级机构对合同管理有特殊要求,被授权管理的合同仍应符合这些要求。其中,金额不满五万元人民币的工程采购合同的授权,按照《华东理工大学修缮工程项目管理办法(试行)》(校基〔2017〕9 号)的规定执行;有安全环保风险的采购物资合同,需要先由实验室与装备处(安全环保办)进行安全环保风险审核。

2.被授权管理的货物采购合同、工程采购合同和服务采购合同的签署,使用被授权的校内二级机构的公章,用章申请人需向各级单位提交“被授权管理的合同用章申请单”。

九、合同的变更和解除流程问题

合同的变更和解除需要经过审批,审批流程参照新《办法》第28条办理。  


发布时间:2020-10-14
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